iş hayatında etkili iletişim teknikleri

Ofiste patronun karşısında üç cümlede derdini anlatamayan adam, bütün terfileri, fırsatları elinin tersiyle itiyor bence. İster beyaz yakalı ol, ister esnaf; kimin ne dediğini anlamadığın, senin de kendini doğru düzgün ifade edemediğin bir ortamda iş yürümüyor. 2023’te Berlin’de küçük bir yazılım şirketinde çalışırken yöneticim bana ilk gün şöyle demişti: “Sorunun varsa direkt söyle, lafı dolandırma.” Adamlar netlik seviyor, lafı eveleyip geveleyeni direkt siliyorlar. Türkiye’de de farklı değil aslında, tek fark lafı dolandırınca “akıllı” sanıyorlar.

Etkili iletişim dediğin şey, lafı kısa, net ve anlaşılır şekilde söyleyebilmek. Gereksiz detayları anlatıp karşındakini boğmaya gerek yok. Bu toplantıda da geçerli, WhatsApp grubunda da. Mesela geçen ay, İstanbul Maslak’ta bir toplantıda, patrona on dakika boyunca hikaye anlatan bir adam vardı. Kimse ne anlatmak istediğini anlamadı, sonunda patron “Ne diyorsun sen?” diye çıkıştı. Sonra aynı adamı kahve makinesinin orada gördüm, hâlâ kendi kendine konuşuyordu. Kısa konuş, öz konuş, muhatabını tereddütte bırakma.

Bir diğer mesele de aktif dinleme. Herkes konuşmak istiyor ama kimse dinlemiyor. Karşındaki insanı sözünü kesmeden, gerçekten anlamaya çalışarak dinlediğinde, hem problem çözülüyor hem ilişkiler güçleniyor. Bazen toplantıda biri bir şey söylüyor, kimse anlamamış gibi davranıyor ama aslında kimse dinlememiş. Not almak, göz teması kurmak, kafa sallamak basit ama etkili detaylar. Geçen yıl Londra’da bir seminerde, eğitmenin gözlerinin içine bakan üç kişi vardı, en çok sözü onlar aldı. Lafı duvara söylemekle, insana anlatmak arasında dağlar kadar fark var.

Bir de iletişim sadece konuşmak değil, yazılı iletişim de önemli. E-posta atarken “Merhaba, kolay gelsin, rica etsem bakar mısın?” diye başlayıp ne istediğini en sona saklayan çok insan var. Direkt gir konuya, yaz “Dosyayı gönderebilir misin?” bitsin. Kimsenin o kadar zamanı yok. Sonra “Mail gönderdim, dönmediler” diye söylenmeler başlıyor. O maili kimse okumadı çünkü giriş paragrafında kayboldu.

İş hayatında iletişimde samimiyet önemli ama argo, lakayıtlık, fazla samimiyet tehlikeli. Patronuna “kanka” demekle, “Sayın Müdürüm” diye kasmak arasında bir yer var. Almanya’da çalışırken, müdürüm bana “Siz” diye hitap etmemi istemişti mesela. Türkiye’de “Abi” deyince işler kolaylaşıyor sanılıyor ama bazen de gereksiz samimiyet, ciddiyetsizlik algısı yaratıyor. Dengesi önemli.

Güçlü iletişim teknikleri:
- Net ve kısa konuşma
- Aktif dinleme
- Samimi ama dengeli üslup
- Yazılıda gereksiz girişlerden kaçınma
- Göz teması ve beden dili

İş hayatında iletişim, ne bildiğinden çok, onu nasıl anlattığınla ilgili. Dedikodudan, alttan alta laf sokmalardan, arka planda konuşmalardan kimseye hayır gelmiyor. Net ol, açık ol, çözüme odaklan. İletişim derdi olan adamın ne işi yürüyor, ne kariyeri.

2021 yazı. İstanbul’da bir reklam ajansında müşteri ilişkileri sorumlusuydum. Onca toplantı, e-posta, WhatsApp grubu... Kafa patlatıyorsun ama laf anlatamadığın anda her şey çöküyor. O zaman dank etti: Lafı dolandırma. Ne istediğini net söyle. Bizim sektörde laf salatası çok seviliyor ama kimsenin vakti yok, anında kayboluyorsun o karmaşada.

Sadece konuşmak değil mesele; dinlemek de en az o kadar önemli. Müdürüm sürekli aynı örneği verirdi: “Kim konuşuyorsa, karşısındakinin gözlerinin içine bak.” O kadar basit bir detay, ama 3 yıl önce bunu yapmaya başladığımdan beri müşteriyle ilişkim değişti. İnsan kendini dinlenmiş hissedince sana güveniyor.

Bazen de hiç kelime kullanmadan çok şey anlatıyorsun. Mesela geçen sene, bir Zoom toplantısında, ajansın genç kurgucusu sürekli gözlerini kaçırıyordu. Hiçbir şey söylemedi ama projeye güveni olmadığını oradan anladık. Beden dili mevzusu abartılmış gibi geliyor ama iş hayatında bazen konuşmadan bile iletişim kuruyorsun.

Mail atarken “acaba yanlış mı anlarlar” kaygısı yüzünden, gereksiz uzun, detaylı cümleler döşüyordum. Bir gün patron, “Kısa yaz, noktayı koy. Kimse roman okumak istemiyor” dedi. O günden beri üç satırı geçmiyorum, herkes memnun. Yazılı iletişimde netlikte ısrarcı olmak büyük rahatlık.

Yeni mezun olduğumda, 2021’de İstanbul’da bir şirkette işe başladım; ilk hafta patron toplantıda yüzüme bakıp “ne anlatmak istiyorsun, anlamıyorum” dediğinde ufaktan sarsılmıştım. Meğer mesele ne söylediğin değil, nasıl söylediğinmiş. O günden beri iş hayatında iletişim deyince şunu öğrendim: Az laf, net mesaj, karşıdakinin seviyesine göre anlatım. Mesela teknik bir şeyi satış ekibine anlatırken, jargonu atıp örnekle gittiğinde bir anda herkesin kafası açılıyor. Bazen de dinlemeyi unutuyoruz; insanlar çoğunlukla anlatmak için bekliyor, anlamak için değil. E-posta yazarken bile “Neyi istiyorum, kimden istiyorum, ne zaman?” diye netlik şart. Gereksiz uzatınca ya havada kalıyor ya da yanlış anlaşılıyorsun. İki yıldır Almanya’da çalışıyorum, burada da kısa, doğrudan ve dürüst olmak ekstra puan kazandırıyor. Lafı dolandıran da, lafı uzatan da hemen belli oluyor.