Resmi belgelerde imza sahibinin tam adını, unvanını ve kurumunu aynı şekilde yazmaları gerekiyor—aksi takdirde geri çeviriyorlar. Savcılık, kaymakam, müdür gibi unvanlar belge türüne göre değişiyor, muhasebe bölümü bunu kontrol ediyor. Mühür ve imzanın tarihini de belgenin düzenlenme tarihi ile eşitlemen lazım, bir gün fark olsa mahkemede iptal edebilirler. Başvuru yaparken kağıt kopyalarını ve dijital dosyaları ayrı ayrı hazırla, çoğu zaman sistem sadece biri ile çalışıyor ama sonra ikincisi isteniyor.